Projektmanagement Optimieren

Dynamics 365

Power BI

Model-Driven App

Power Apps

Power Platform

Standort

die USA

Branche

Buchhaltung

Unternehmensgröße

2000+ Mitarbeiter

Implementierung

2023 bisher

Eine Kurze Referenz über das Projektteam

Accounting Client Portal - Client's request

Das Projektteam setzte sich aus hochqualifizierten Experten für Dynamics 365, Power Plattform, Azure, Power BI und KI zusammen. Sie haben bereits zahlreiche Projekte erfolgreich abgeschlossen und ihren Kunden individuelle Lösungen für deren Geschäftsanforderungen geboten.

Die Kundenanfrage

Eine amerikanische Beratungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft beauftragte UDS mit der Entwicklung einer umfassenden, auf die branchenspezifischen Prozesse zugeschnittenen Lösung. Ziel war es:

Automatisierung von Arbeitsabläufen, Personalplanung, Aufgabenmanagement und Statusverfolgung
Integration mit zahlreichen Drittanbieterplattformen und dem ERP-System für Steuerabwicklung, Dokumentenmanagement und Genehmigungsmanagement

Briefing

Daher beschloss das Projektteam, sich auf die digitale Transformation der Arbeitsabläufe und des Betriebsmanagement des Kunden zu konzentrieren, und zwar durch die Implementierung einer zentralisierten Plattform, die auf strukturierten Arbeitsabläufen, integriertem Kundenmanagement und automatisierter Aufgabenausführung basiert.

Vorbereitung

Wir haben einen detaillierten Plan erstellt:

Geschäftsprozesse identifizieren, die digitalisiert oder verbessert werden müssen
Kernelemente und Beziehungen zwischen Projekten, Kunden und Teams definieren
Bestehende Prozesse für Projektmanagement, Aufgabenbearbeitung, Kundenkommunikation und Reporting abbilden
Gewünschte Workflows dokumentieren, inklusive Phasenübergängen, Genehmigungen und Dokumentationsflüssen
Alle Benutzertypen (z. B. interne Teams, Kunden, Manager) identifizieren und deren Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
Zugriffsanforderungen auf verschiedenen Ebenen (Aufgabe, Dokument, Daten) für Sicherheit und Übersichtlichkeit festlegen
Lösungsarchitektur planen
Die tatsächliche Entwicklung erfüllen
Schulungsplan für die rollenbasierte Einarbeitung erstellen

Realisierung

Eine maßgeschneiderte Lösung wurde von Grund auf mit Power Apps, modellgetriebenen Apps und Microsoft Power Plattform-Technologien entwickelt (ohne Verwendung von Dynamics 365-Modulen). Die Implementierung ergab folgende Ergebnisse:

Aufträge als zentrale Entität

Aufträge repräsentieren Projekte als zentrales Geschäftsobjekt und enthalten Formulare mit allen notwendigen Informationen.
Projekte können als zugehörige Aufträge miteinander verknüpft werden.

Zeit- und Prozessverfolgung

Wir haben dem Kunden eine durchgängige Erfassung von Stunden und Prozessstatus ermöglicht.
Wir haben dem Kunden außerdem ein klares Phasenmanagement für Dokumentation und Projektmeilensteine bereitgestellt.

Kunden und Dokumentation

Es wurde eine einheitliche Kundendatenbank erstellt.
Kundenseitige Aufgabenlisten und Formulare wurden für die Informationseingabe, Genehmigungen und Dokumenteneinreichung erstellt.

Benutzer- und Rollenverwaltung

Wir haben das vollständige Onboarding des Projektteams mit rollenbasierter Zugriffskontrolle organisiert.
Wir haben eine Personalverwaltung mit zentralisierter Ressourcenzuweisung und Projektplanung eingerichtet.
Die Zugriffsrechte für Aufgaben, Dokumente und Daten wurden detailliert gesteuert.

Aufgaben- und Workflow-Management

Der Kunde kann Aufgaben für interne Teams und Kunden erstellen und zuweisen.
Wir haben spezielle Workflows für die Einreichung von Erklärungen entwickelt, die die Dokumentenerstellung, -verteilung und -bestätigung umfassen.
Wir haben die Produktivität und die Arbeitslastverfolgung verbessert.
Wir haben unsere Genehmigungsprozesse um die integrierte Erfassung von Mitarbeiterunterschriften erweitert.

Integrationen

ERP-Integration für Planung, Budgetierung und Abrechnung zur Automatisierung wichtiger finanzieller und operativer Workflows.
Das System ist als zentrale Plattform mit Integrationen in sieben externe Systeme konzipiert. So können Benutzer alle notwendigen Vorgänge über eine einzige Benutzeroberfläche durchführen, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Wir haben intelligente Erinnerungen und Aufgabenbenachrichtigungen implementiert.
Wir boten einen systemweiten Überblick über alle aktiven Anfragen.
Wir automatisierten die Benachrichtigungen per E-Mail und Teams-Bot.

Analyse und Berichterstattung

Wir erstellten dynamische Dashboards mit Ansichten für Einzelpersonen und Teams.
Wir nutzten eingebettete Power BI-Berichte für detaillierte Berichte und Leistungsanalysen.

Die Lösung ermöglichte somit ein strukturiertes Workflow-Tracking, optimierte Arbeitsabläufe und ein robustes Datenmanagement. Zu den wichtigsten Funktionsbereichen gehörten Aufgaben- und Prozessmanagement, Benutzer- und Rollenzugriffskontrolle, Kundeninteraktion, Systemautomatisierung und erweiterte Analysen.

Visualisierung

Steuer Integration Portal

Was der Kunde Erhalten Hat

Zusammenfassung

Das Projekt lieferte eine zentrale, durchgängige Plattform zur Optimierung der Projektabläufe des Kunden, basierend auf dem Konzept „Aufträge“. Eine einheitliche Kundendatenbank wurde implementiert, die eine nahtlose Kundeninteraktion durch individuell angepasste Aufgabenlisten, Dateneingabeformulare, Genehmigungen und Dokumenteneinreichungen ermöglicht.

Die Lösung führte außerdem ein robustes Aufgaben- und Workflow-Management ein, einschließlich automatisierter Prozesse zur Einreichung von Erklärungen und integrierter Mitarbeiter- und Kundensignaturen. Ein vollständiges Onboarding von Benutzern und Teams wurde durch rollenbasierte Zugriffskontrollen, ein zentrales Mitarbeiterregister und eine detaillierte Berechtigungsverwaltung realisiert. Das System wurde direkt in das ERP-System des Kunden integriert und automatisierte Planungs-, Budgetierungs- und Abrechnungsprozesse. Intelligente Benachrichtigungen und Aufgabenerinnerungen wurden hinzugefügt, um die Reaktionsfähigkeit zu verbessern. Dynamische Dashboards und Power BI-Berichte bieten Echtzeit-Einblicke in Projektleistung, Ressourcenzuweisung und operative Erkenntnisse.

Insgesamt verbesserte die Plattform Effizienz, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit der gesamten Geschäftsprozesse des Kunden signifikant.