Power Apps Portals
Power Automate
Azure App ServiceDokumentinhallinta Dynamics 365 –portaalissa
Power Apps PortalsPower AutomateAzure App Service
Sijainti
USA
Toimiala
Rahoitus
Koko
100+ työntekijää
Toteutus
2019
Asiakkaan pyyntö
Globaalisti tunnetun kirjanpito- ja neuvontapalveluyrityksen kohtaama haaste oli tarve automatisoida heidän K-1-verodokumenttien hallintaprosessinsa yli 5000 loppukäyttäjälle. Päätavoitteena oli vähentää aikaa, joka kuluu verolomakkeiden lajitteluun ja jakeluun asiakkaille samalla asiakkaiden ja tukitiimin välistä kommunikointia tehostaen.
Valmistelu
UDS Systems -tiimi tunnisti päätehtävät projektin toteuttamiseksi:
- Dynamics 365 -lomakkeiden ja ruudukoiden näyttäminen Portaalissa CRM-tietojen katselua ja muuttamista varten.
- Integroitujen sähköposti-ilmoitusten, jotka ilmoittavat käyttäjille uusista asiakirjoista ja viesteistä Portaalissa, toteutus.
- Turvallisen valtuutuksen/rekisteröitymisen salliminen sähköpostikutsujen ja henkilökohtaisten vahvistuskoodien kautta.
- Yrityksen brändätyn tyylin kehittäminen sisäänrakennetuilla ohjeilla opastamaan käyttäjiä Portaalin läpi.
- Dynamics 365 -portaalin kehittäminen dokumenttien hallintaa varten roolihierarkiaturvallisuudella monitasoiseen tietojen ja dokumenttien käyttöön.
- Ainutlaatuisten verodokumenttien tarjonta valtuutetuille käyttäjille ja viestinnän luominen asiakkaiden ja tuen välille.
- Ulkoisen Microsoft Azure -palvelun käyttäminen PDF-jäsentämiseen, jotta tarvittavat Tilien, Yhteystietojen ja K-1-dokumenttien tiedot voidaan luoda automaattisesti Dynamics 365:ssa.
Toteutus
UDS Systems kehitti Dynamics 365 -portaalin dokumentinhallintaa varten kaikilla tarvittavilla ominaisuuksilla. Valtuutetuille käyttäjille annettiin ainutlaatuiset verodokumentit, ja viestintä asiakkaiden ja tuen välillä vakiintui. Dynamics 365 -lomakkeet ja ruudukot näkyivät Portaalissa CRM-tietojen katselua ja muuttamista varten. Tiimi käytti ulkoista Microsoft Azure -palvelua PDF-jäsentämiseen, mikä vähensi asiakirjojen lajitteluun ja lähettämiseen kuluvaa aikaa, lisäten työn nopeutta ja vähentäen virheiden tekemisen mahdollisuutta.
Integroidut sähköposti-ilmoitukset otettiin käyttöön ilmoittamaan käyttäjille uusista asiakirjoista ja viesteistä Portaalista. Turvallinen valtuutus/rekisteröityminen sallittiin sähköpostikutsujen ja henkilökohtaisten vahvistuskoodien (PIN, SSN ja postinumero) kautta. Yrityksen brändätty tyyli sisäänrakennetuilla ohjeilla kehitettiin opastamaan käyttäjät Portaalin läpi. Portaalissa oli myös roolihierarkiaturvallisuus monitasoiseen tietojen ja asiakirjojen käyttöön.
Visualisointi
Mitä Asiakas Sai
Yhteenveto
Asiakas otti meihin yhteyttä alkuvuodesta 2019. Kesään mennessä K-1-dokumenttien hallintaportaalia käytti 5000 loppukäyttäjää, mukaan lukien yrityksen sidosryhmät, esimiehet ja kirjanpitäjät. Yhden rekisterin käyttöönotto kaikille yrityksen asiakkaille tarkoitti sitä, ettei mitään kadonnut, kaikki oli yhdessä paikassa, ja asiakkaat pystyivät käyttämään sitä milloin tahansa miltä tahansa laitteelta. Kaikki toiminnot tapahtuvat nyt Portaalissa, asiakkaan tilillä, poistaen hukkuneet sähköpostit ja muistutuspuhelut. PDF-tiedostojen jäsentämisen toiminnallisuus vähensi merkittävästi käyttäjien asiakirjojen lajitteluun ja lähettämiseen käyttämää aikaa, mikä lisäsi työn nopeutta ja vähentäen virheiden tekemisen mahdollisuutta.