

Sijainti
USA
Toimiala
Rahoitus
Koko
100+ työntekijää
Toteutus
2019
Globaalisti tunnetun kirjanpito- ja neuvontapalveluyrityksen kohtaama haaste oli tarve automatisoida heidän K-1-verodokumenttien hallintaprosessinsa yli 5000 loppukäyttäjälle. Päätavoitteena oli vähentää aikaa, joka kuluu verolomakkeiden lajitteluun ja jakeluun asiakkaille samalla asiakkaiden ja tukitiimin välistä kommunikointia tehostaen.
UDS Systems -tiimi tunnisti päätehtävät projektin toteuttamiseksi:
UDS Systems kehitti Dynamics 365 -portaalin dokumentinhallintaa varten kaikilla tarvittavilla ominaisuuksilla. Valtuutetuille käyttäjille annettiin ainutlaatuiset verodokumentit, ja viestintä asiakkaiden ja tuen välillä vakiintui. Dynamics 365 -lomakkeet ja ruudukot näkyivät Portaalissa CRM-tietojen katselua ja muuttamista varten. Tiimi käytti ulkoista Microsoft Azure -palvelua PDF-jäsentämiseen, mikä vähensi asiakirjojen lajitteluun ja lähettämiseen kuluvaa aikaa, lisäten työn nopeutta ja vähentäen virheiden tekemisen mahdollisuutta.
Integroidut sähköposti-ilmoitukset otettiin käyttöön ilmoittamaan käyttäjille uusista asiakirjoista ja viesteistä Portaalista. Turvallinen valtuutus/rekisteröityminen sallittiin sähköpostikutsujen ja henkilökohtaisten vahvistuskoodien (PIN, SSN ja postinumero) kautta. Yrityksen brändätty tyyli sisäänrakennetuilla ohjeilla kehitettiin opastamaan käyttäjät Portaalin läpi. Portaalissa oli myös roolihierarkiaturvallisuus monitasoiseen tietojen ja asiakirjojen käyttöön.
Asiakas otti meihin yhteyttä alkuvuodesta 2019. Kesään mennessä K-1-dokumenttien hallintaportaalia käytti 5000 loppukäyttäjää, mukaan lukien yrityksen sidosryhmät, esimiehet ja kirjanpitäjät. Yhden rekisterin käyttöönotto kaikille yrityksen asiakkaille tarkoitti sitä, ettei mitään kadonnut, kaikki oli yhdessä paikassa, ja asiakkaat pystyivät käyttämään sitä milloin tahansa miltä tahansa laitteelta. Kaikki toiminnot tapahtuvat nyt Portaalissa, asiakkaan tilillä, poistaen hukkuneet sähköpostit ja muistutuspuhelut. PDF-tiedostojen jäsentämisen toiminnallisuus vähensi merkittävästi käyttäjien asiakirjojen lajitteluun ja lähettämiseen käyttämää aikaa, mikä lisäsi työn nopeutta ja vähentäen virheiden tekemisen mahdollisuutta.