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Dynamics 365 Field ServiceTransformation von Vertrieb und Produktmanagement bei Mercamer mit Dynamics 365
SalesCustomer ServiceAzure ServicesBusiness CentralDynamics 365 Field Service
Standort
Finnland
Branche
Verpackungs- und Materialverteilung
Unternehmensgröße
50+ Mitarbeiter
Implementierung
2025
Eine Kurze Referenz über das Projektteam
Das Projektteam setzte sich aus Experten für Dynamics 365, Power Plattform, Azure und KI zusammen. Unser Team ist auf Küstennah-Projekte mit Beratung und Architektur vor Ort spezialisiert und hat in diesem Projekt erfolgreich Best Practices für Dynamics 365 angewendet.
Die Kundenanfrage
Mercamer Oy, ein führender finnischer Distributor der Verpackungsindustrie, nutzte eine starre, veraltete ERP-Plattform, die sich zu einem Flaschenhals für Prozessinnovationen und den täglichen Betrieb entwickelt hatte. Das System war unflexibel, erforderte für kleinere Änderungen spezialisierte Entwickler und konnte mit den sich wandelnden Geschäftsanforderungen nicht Schritt halten.
Daher beauftragte Mercamer Oy UDS-Systems mit der Automatisierung und Modernisierung ihrer Vor-Ort-Anwendung, um diese effizienter und wettbewerbsfähiger zu gestalten. Gleichzeitig wurde die rollenbasierte Benutzeroberfläche implementiert.
Briefing
Das Projektteam beschloss daher, sich auf Folgendes zu konzentrieren:
- Alle relevanten Informationen in einer rollenbasierten Benutzeroberfläche zusammenführen, damit die Mitarbeiter alle Details einfach mit dem Kunden besprechen können.
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Präzisere Preisgestaltung und Margenverwaltung:
- Echtzeit-Transparenz und -Berechnung aller Margenkomponenten (Versand, Energie, Produktion, Rohstoffe, CO₂-Emissionen der Verpackung)
- Vermeidung negativer Margen durch veraltete Preisstrukturen oder mangelnde Transparenz schwankender Kosten
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Strukturiertes Produktinformationsmanagement:
- Bereitstellung der erforderlichen technischen Spezifikationen, Zusammensetzungsdetails und visuellen Dokumentation für einfache Suche und Pflege.
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Sicherstellung der Einhaltung der EU-Vorschriften, insbesondere hinsichtlich der CO₂-Emissionsberichterstattung und der Verordnung über umweltfreundliche Verpackungen (EU-Gesetzgebung PPWR: https://environment.ec.europa.eu/topics/waste-and-recycling/packaging-waste_en)
- Unterstützung komplexer Preismodelle pro Produktgruppe, kundenspezifischer Preisvereinbarungen und unterschiedlicher Verpackungsebenen (Palette, Bündel usw.)
Vorbereitung
Die Lösung basierte auf der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Sales und Business Central, integriert für eine einheitliche Sicht auf Vertrieb, Kundenbindung und Backoffice-Prozesse.
Die Teamstruktur:
- Finnischer Unternehmensberater (vor Ort): verantwortlich für die Anforderungsanalyse und das erste Business Mapping.
- Lösungsarchitekt (vor Ort, später): hinzugezogen zur Klärung technischer Sonderfälle und Sicherstellung einer detaillierten Anforderungsdokumentation.
- Küstennah-Entwicklungsteam (UDS-Systems): effizientes und kostengünstiges Entwicklungs- und Supportteam, das remote arbeitet.
Die Herausforderungen und ihre Bewältigung:
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Unterschätzter Detaillierungsgrad in der Anfangsphase
Das Fehlen eines technischen Lösungsarchitekten in der Anfangsphase führte zu Missverständnissen zwischen Geschäftsanforderungen und technischer Umsetzung. Nach Hinzuziehung des Architekten konnten Kommunikationslücken geschlossen und die Projektabwicklung stabilisiert werden.
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Komplexität der Microsoft-Anbindung
Obwohl es sich um ein Microsoft-Produkt handelt, reichte die standardmäßige Integration zwischen D365 Sales und Business Central für die Bedürfnisse des Kunden nicht aus, insbesondere aufgrund der komplexen Produkthierarchie und -rückgewinnung sowie der Workflow-Verwaltung. Daher entwickelte UDS-Systems umfassendes Fachwissen in der Anpassung und Stabilisierung der Anbindung, um den realen Betriebsanforderungen gerecht zu werden.
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Verlängerter Zeitplan
Das ursprünglich auf ein Jahr geplante Projekt dauerte etwa zwei Jahre. Die Verzögerung war hauptsächlich auf eine unterschätzte Integrationskomplexität und anfängliche Schwierigkeiten bei der Implementierung zurückzuführen. Der Kunde akzeptierte die Verlängerung des Zeitplans im Gegenzug für ein robusteres und sichereres Ergebnis.
Realisierung
Die Produktionsumstellung verlief reibungslos:
- Die Ausfallzeit betrug lediglich zwei Tage.
- Alle ausstehenden Aufträge wurden bis zum Ende der Go-Live-Woche abgearbeitet, was eine sofortige Erholung und operative Stabilität belegten.
Die wichtigsten Ergebnisse der Projektrealisierung sind:
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Hohe Kundenzufriedenheit
Viele Funktionen funktionierten „genau wie erwartet“, ohne dass der Kunde jedes Detail festlegen musste. Dies zeugt von vorausschauendem Denken und der Antizipation von Geschäftsanforderungen.
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Unterstützung vor Ort während der Produktionsstartphase
UDS-Systems war während der Go-Live-Phase präsent und ermöglichte so eine schnelle Fehlerbehebung, umfassende Unterstützung und kontinuierliche Schulungen.
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Kontinuierliche Verbesserungen nach dem Go-Live
Basierend auf dem Feedback der Nutzer wurden fortlaufend kleine, iterative Verbesserungen vorgenommen, was das Engagement für langfristigen Erfolg unterstreicht.
Prozessautomatisierung und technische Innovationen
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Integration des Reklamations-Workflows
Das Vertriebsteam initiiert die Reklamation, wodurch automatisch Fallakten und BC-Dokumente generiert werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Übergabe an Kundenservice und Backoffice.
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Strukturierte Datenverarbeitung
Komplexe Preisstrukturen und Produktbeziehungen wurden mithilfe benutzerdefinierter Logik in D365 modelliert, einschließlich automatisch berechneter Margen, CO₂-Emissionen und benutzerdefinierter Einheiten.
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Skalierbare Architektur
Die Architektur ist für zukünftige Erweiterungen ausgelegt, darunter E-Commerce-Plattformen, CO₂-Reporting-Dashboards und Kundenportale.
! Hinweis. Interne KPIs und Details zu den finanziellen Auswirkungen werden auf Wunsch von Mercamer vertraulich behandelt. Der Kunde ist mit dem Ergebnis zufrieden und bereitet auf dieser stabilen Basis zukünftige Digitalisierungsprojekte vor.
Die Wichtigsten Funktionen
Wir haben erfolgreich eine komplexe Lösung implementiert, die dem Kunden wichtige Funktionen in einem benutzerfreundlichen System bereitstellt und gleichzeitig Microsoft-Tools sowie die notwendigen Integrationen integriert.
1
Dynamics 365 Vertrieb
- Flexibles Preismanagement mit allgemeinen und kundenspezifischen Preislisten, Rabatten, Margenberechnung und zusätzlichen Bearbeitungskosten.
- Produktkatalogmanagement mit allen wichtigen Managementinformationen (verschiedene Codes aus Kunden-/Lieferantenkatalogen, Lagerbestände und Transaktionshistorie, Produktkategorien zur Definition der Produktdatenstruktur pro Typ usw.).
- Angebots- und Auftragsmanagement mit Margenverfolgung, Frachtberechnung und Parteienverwaltung.
- Webshop-Integration für Kundeninformationen Produkt-, Auftrags- und Lieferinformationen.
- Integration mit automatisierten B2B-Bestellkanälen der Kunden (EDI).
2
Dynamics 365 Kundenservice
- Reklamationsmanagement – Falschlieferungen, Fehler von Transport-/Lagerunternehmen, Über- und Unterlieferungen, falsche Rechnungen oder Preise.
- Kundenanfragen zu Maschinenservices und Verwaltung der regelmäßigen Wartung.
3
Dynamics 365 Außendienst
- Arbeitsaufträge für die Maschinenwartung.
- Umwandlung von Arbeitsaufträgen in Kundenaufträge für Liefer- und Rechnungszwecke.
- Anlagenverwaltung der Kunden.
- Ausdrucke von Arbeitsaufträgen, Terminplanung, Preisgestaltung, Bestandsverwaltung usw.
4
Dynamics 365 Business Central als ERP-Lösung
Implementierung von Business Central als ERP-Lösung für eine direkte und reibungslose Integration mit dem CRM.
5
Power BI-Berichte
- Vertriebs-Dashboard
- Einkaufs-Dashboard
- Kundenservice-Dashboard
6
Microsoft- und Andere Apps
Alle erforderlichen Integrationen mit Tools wie Teams, Outlook, SharePoint und Drittanbieterplattformen, um Prozesse zu automatisieren, die Teamzusammenarbeit zu verbessern und routinemäßige Aufgaben zu optimieren.
Was der Kunde Erhalten Hat
Zusammenfassung
Dieses Beispiel zeigt, wie UDS Systems Mercamer beim Übergang von einer veralteten Infrastruktur zu einer modernen, skalierbaren und EU-konformen digitalen Infrastruktur unterstützt hat. Trotz anfänglicher Planungslücken und Herausforderungen bei der Technologieintegration entstand eine robuste, zukunftssichere Lösung, die die Kompetenz von UDS-Systems bei der Umsetzung komplexer Dynamics 365-Projekte durch die Kombination von Expertise vor Ort und Küstennah-Leistungen unterstreicht.
Erkenntnisse und Zukunftssicherung
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Die technische Lösungsarchitektur sollte frühzeitig integriert werden
Die Kommunikation und die Effizienz der Projektabwicklung verbesserten sich deutlich, nachdem ein Architekt vor Ort in das Projekt eingebunden wurde.
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Konnektor-Expertise ist entscheidend
Der Microsoft-Konnektor erfordert tiefgreifendes Verständnis und Anpassungsmöglichkeiten. UDS-Systems hat dies daher als Kernkompetenz für zukünftige Projekte etabliert.
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Die Abstimmung mit dem Kunden ist der Schlüssel
Regelmäßige Feedbackschleifen, iterative Releases und Kundentests sind unerlässlich, um Vertrauen aufzubauen und Nacharbeiten zu vermeiden.
Was Mercamer als Nächstes erhält:
- Skalierbarkeit für regulatorische Entwicklungen (EU-Ökoverpackungen, CO₂-Kennzahlen)
- Stabile Vertriebs- und Finanzdaten für strategische Prognosen
- Umfassende Echtzeit-Analyse der Vertriebsleistung und Entscheidungsfindung
Für weitere Informationen oder eine Beratung kontaktieren Sie bitte UDS-Systems.