Webanwendung für Gehaltsabrechnung Prüfung

Power Apps

Model-Driven App

Power BI

Power Automate

Microsoft Dynamics 365 Sales. Quick Start

Standort

USA

Branche

Finanzen

Unternehmensgröße

60 Mitarbeiter

Implementierung

2023

Kundenfrage

Eine amerikanische Beratungs-, Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wandte sich mit einer Anfrage an uns. Das Unternehmen nutzte das Compliance Tracking System (CTS). Dabei handelt es sich um ein webbasiertes Programm, mit dem der Fortschritt der Lohn- und Gehaltsprüfungen seiner Kunden verfolgt werden kann. Die Plattform bot Prüfern, Managern und anderen Teammitgliedern vollen Zugriff auf die Datenbank und ermöglichte es ihnen, Berichte über den Prüfungsprozess zu erstellen. Das Unternehmen war jedoch der Ansicht, dass die Plattform flexibler, anpassbarer und benutzerfreundlicher sein sollte. Im Rahmen seiner technischen Modernisierungsinitiative zur Beseitigung technologischer Entwicklungshindernisse startete das Unternehmen ein Projekt mit UDS Systems.

Briefing

Nach einer umfassenden Projektanalyse und einem Einblick in die Geschäftsprozesse des Kunden identifizierte unser Business-Analysten-Team folgende Verbesserungsbereiche, um die tägliche Arbeit der Auditoren zu erleichtern:

Benutzerverwaltung
Trust Management
Arbeitgeber-Verwaltung
Verwaltung von Anfragen
Berichte und Dashboard
Job Management
Terminplanung

Vorbereitung

Für die interne Kommunikation (MS Teams), die Kommunikation mit Kunden (MS Outlook) und die Dokumentenablage und Zusammenarbeit (MS SharePoint) wurde bereits Microsoft-Software eingesetzt. Daher war die Implementierung von Power Apps als neues CTS-System eine perfekte Lösung. Die Möglichkeit, die vorhandenen Tools in Zukunft zu integrieren, war gegeben. Ein Expertenteam, bestehend aus Projektmanager, Lösungsarchitekt, technischem Berater, UX/UI-Designer, Migrationsspezialist und Entwicklern, erstellte einen detaillierten Projektplan und schätzte den Projektabschluss auf drei Monate.

In der Anfangsphase des Projekts waren die folgenden Komponenten Teil des Projekts:

Benutzerdefinierte Webressource für die Planung (auf React basierend)
SSIS-Tool für die Datenmigration von Altsystemen zu Power App
Power Apps (Modellgesteuerte App)
Power Automatisieren
Power BI

Power Apps wurde entwickelt, um die ultimative Geschäftsanwendung und Masterdatenbank zu werden, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung überwacht, interne und externe Berichte erstellt und die Planung übernimmt.

Realisierung

In diesem Projekt setzten wir in 7 Sprints (jeweils 2 Wochen) die Agile- und Scrum-Methodik ein, um alle Anforderungen des Kunden gemäß dem festgelegten Plan umzusetzen. Um die Planung und Verwaltung der Termine der Wirtschaftsprüfer zu vereinfachen, haben wir eine Power Apps-Anwendung entwickelt. Ein in hohem Maße anpassbarer Kalender ermöglicht es dem Planer, die Arbeit effizient auf die Auditoren zu verteilen, abhängig von ihrer Verfügbarkeit und ihrem Standort, um ein Maximum an Effizienz und Produktivität zu gewährleisten.

Die Anwendung bietet Koordinatoren und Planern von der Erstellung bis zum Abschluss des Auftrags die vollständige Kontrolle über jeden Aspekt des Auftrags. Der Prozess umfasst die Genehmigung des Antrags, das Hinzufügen von Kommentaren, die Zuweisung von Zuständigkeiten für jede Phase und die Verfolgung des Projektfortschritts. Ein klarer Überblick über jede Aktion unterstützt die Benutzer bei der Anpassung des Prozesses und bei der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.

In dem System sind die Unternehmen, die Audits beantragen, die Unternehmen, die Audits benötigen, und die verantwortlichen Personen wie Auditoren, Manager, Koordinatoren, Prüfer und Planer aufgeführt. Das System ermöglicht die Suche nach Informationen über die benötigten Kunden und eine effektive Interaktion zwischen den Antragstellern und den Ausführenden.

Der integrierte Kalender ermöglicht es autorisierten Benutzern, die Termine für die Durchführung von Aufträgen und anderen Aufgaben zu planen. Er bietet einen transparenten Überblick über die Auslastung der Prüfer und stellt sicher, dass der Zeitplan aller Beteiligten optimiert wird und kein Auftrag übersehen wird. Die Möglichkeit, Termine per Drag & Drop auf andere Benutzer oder Teams zu ziehen und auf einen anderen Tag zu verschieben, vereinfacht die Terminplanung. Darüber hinaus hat der Planer im Vorschaumodus durch die farbliche Hervorhebung der Termine einen vollständigen Überblick über die geplante Arbeitslast. Ein Wechsel zwischen der Tages-, Wochen- und Monatsansicht ist über die benutzerfreundliche Oberfläche möglich.

Visualiserung

Tagesansicht

Was der Kunde bekommen hat

Zusammenfassung

Im Rahmen des Projekts wurde erfolgreich eine effiziente Anwendung entwickelt, mit der das Geschäft des Kunden in die Welt der Innovation geführt wird. Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt für einen reibungslosen und einfachen Ablauf bei der Planung von Terminen, was zu einer erheblichen Steigerung der Produktivität und einer Optimierung des Arbeitsablaufs führt.

Die Entscheidung für eine vollständige Migration zur Microsoft-Familie ermöglicht dem Kunden auch die Erweiterung seiner Geschäftsmöglichkeiten durch die Möglichkeit der Integration mit zusätzlichen Tools wie Teams, Outlook, SharePoint oder anderen externen Systemen. Das Unternehmen geht davon aus, dass diese Entwicklungen zu einer weiteren Verbesserung der Funktionalität der Anwendung führen werden.