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University Recruitment Admission Portal and CRM System (D365 Sales, Power Apps, Dataverse, D365 Customer Service) - UDS Case

UDS Systems Case Study

Universitätsportal zur Studierenden-Recruiting und Zulassung und CRM-System 

Geographie

Industrie

Größe

Umsetzung

development of a comprehensive Student Recruitment Portal and CRM system - client's request

Die Universität hat die Entwicklung eines umfassenden Studentenrekrutierungsportals und eines CRM-Systems beantragt, um den Zulassungsprozess zu rationalisieren und das Kandidatenmanagement zu verbessern. Sie suchen nach einer Lösung, die Kandidaten einen intuitiven Bewerbungsprozess bietet und gleichzeitig Universitätsadministratoren robuste Tools für die Datenverwaltung und -analyse an die Hand gibt.

Kundenanfrage

development of a comprehensive Student Recruitment Portal and CRM system - preparation

Um eine umfassende Lösung zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der Universität zugeschnitten ist, führte UDS Systems eine detaillierte Analyse der Anforderungen der Universität durch. Die vorgeschlagene Lösung umfasste ein Zulassungsportal für angehende Studierende, ein maßgeschneidertes CRM-System unter Nutzung der Microsoft Dynamics 365 Sales- und Customer Service-Module sowie Power Apps für administrative Aufgaben. Zudem war eine Integration mit Power BI geplant, um fortschrittliche Datenanalysen und Visualisierungen zu ermöglichen.

Vorbereitung

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<h3>Detaillierte Beschreibung von Features und Funktionen:</h3>
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1
Bewerbungsportal für Hochschulkandidaten:
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<li>
Authentifizierung: Studieninteressierte können sich über Google- oder Facebook-Konten authentifizieren oder sich mit anderen Zugangsdaten anmelden.
</li>
<li>
Programmauswahl: Kandidaten können die Programme auswählen, für die sie sich bewerben möchten.
</li>
<li>
Formularübermittlung: Bewerber können persönliche und akademische Informationen über intuitive Formularschnittstellen bereitstellen.
</li>
<li>
Hochladen von Dokumenten: Kandidaten können gemäß den Programmkonfigurationen erforderliche unterstützende Dokumente hochladen.
</li>
<li>
Datenvalidierung: Das Portal stellt die Richtigkeit der Daten sicher, indem es alle Felder und Datei-Uploads vor der Übermittlung validiert.
</li>
<li>
Adaptive Schnittstelle: Das Portal bietet eine mobilfreundliche Oberfläche für nahtlose Navigation.
</li>
<li>
Mehrsprachige Unterstützung: Teilnehmer können mithilfe der Übersetzungen der Universität zwischen Englisch und Französisch wechseln.
</li>
</ul>
</div>
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2
Benutzerdefiniertes CRM-System für Administratoren:
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<ul>
<li>
Zentralisierte Datenbank: Das System nutzt Power Platform Dataverse, um Kandidaten- und Bewerbungsinformationen zu speichern und zu teilen.
</li>
<li>
Integration mit dem Bewerbungsportal: Das CRM-System speichert alle über das Bewerbungsportal übermittelten Informationen potenzieller Studierenden.
</li>
<li>
Einheitliche Schnittstelle: Das System bietet eine einheitliche Schnittstelle für die Verwaltung von Kandidaten, Bewerbungen, Programmen und Dokumenten.
</li>
<li>
Automatisierte Arbeitsabläufe: Die Workflow-Funktionalität automatisiert Berechnungen, beispielsweise die durchschnittlichen Noten der Teilnehmer, basierend auf Bewerbungsdaten.
</li>
<li>
Dokumentenverwaltung: Administratoren können hochgeladene Dokumente für Anwendungen anzeigen, in der Vorschau anzeigen und herunterladen.
</li>
<li>
Programmkonfiguration: Administratoren können programmspezifische Felder und erforderliche Dokumente für Bewerbungen verwalten.
</li>
<li>
Import-/Exportfunktionen: Das System unterstützt den Import/Export mit den Formaten Excel (.XLSX) und CSV.
</li>
<li>
Sicherheitsrollen: Zwei vorkonfigurierte Sicherheitsrollen gewährleisten eine ordnungsgemäße Zugriffskontrolle auf Daten.
</li>
<li>
Mehrsprachige Unterstützung: Das System unterstützt englische und französische Lokalisierungen, wobei die Übersetzungen von der Universität bereitgestellt werden.
</li>
</ul>
</div>
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3
Datenanalyse und Visualisierung:
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<ul>
<li>
Integration mit Power BI: Das CRM-System ist zur Datenanalyse und -visualisierung in den Power BI-Dienst integriert.
</li>
<li>
Dashboard-Erstellung: Power BI- und Power App-Dashboards werden mit bis zu 5 visuellen Komponenten (Diagrammen) basierend auf Kandidaten-, Programm- und Bewerbungsdaten erstellt.
</li>
<li>
Power BI-Entwicklerunterstützung: UDS stellt einen Power BI-Entwickler für die Ersteinrichtung und Integration in das CRM-System zur Verfügung.
</li>
</ul>
</div>
</div>

development of a comprehensive Student Recruitment Portal and CRM system - realization

Die Entwicklung begann im Frühherbst 2023 und konzentrierte sich auf die Einhaltung von Projektmeilensteinen und -fristen. Das Team erstellte ein benutzerfreundliches Bewerbungsportal, das es Universitätskandidaten ermöglicht, sich über Social-Media-Konten zu authentifizieren, persönliche und akademische Informationen einzugeben, Belege hochzuladen und Bewerbungen einzureichen. Gleichzeitig wurde das benutzerdefinierte Dynamics CRM-System auf die Anforderungen der Universität zugeschnitten und verfügt über zentralisierte Kandidatendatenbanken, automatisierte Arbeitsabläufe und Programmkonfigurationsfunktionen. Die Integration mit Power BI wurde nahtlos durchgeführt, um eine aufschlussreiche Datenvisualisierung zu ermöglichen.

Erste Schritte

Persönliche Informationen

Akademischer Hintergrund

Motivationen

Kandidatenkarte

Kandidaten-, Bewerbungs-, Programm- und Dokumentenlisten

Dokumenten-Download

Analyse-Dashboard

Visualisierung

Student Recruitment Admission Portal Custom CRM System based on Power Platform - benefits

Was hat der Kunde erhalten?

UDS Systems hat effektiv eine robuste Lösung implementiert, die mit den Zielen der Universität, den Rekrutierungsprozess für Studenten zu verbessern, übereinstimmt. Der Prozess der Kandidatenverwaltung wurde durch die Erstellung eines maßgeschneiderten CRM-Systems mit den Modulen Microsoft Dynamics 365 Sales und Dynamics 365 Customer Service und Power Apps für Administratoren sowie die Integration von Power BI für die Datenanalyse und -visualisierung optimiert. Diese Integration vereinfacht die Verwaltung von Studienanfängern und bietet wertvolle Erkenntnisse durch Datenanalysen. Mit dieser hochmodernen Plattform ist die Universität in der Lage, Top-Talente effizient anzuziehen, zu bewerten und einzuschreiben und sie so auf einen anhaltenden Erfolg bei ihren Bemühungen zur Studentenrekrutierung vorzubereiten.

Zusammenfassung

Weiterbildung

Branche

Entwicklung 

Dienstleistung

Bildung und Technologieunterricht 

Power Apps 

Andere

Sales 

Customer Service 

Umfassende Implementierung 

University Recruitment Admission Portal and CRM System (D365 Sales, Power Apps, D365 CS, Power Platform, Power BI, Dataverse)