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Optimizing Sales Processes with Dynamics 365 (Power Apps, Power Automate, Power BI) - UDS Case Study

UDS Systems Case Study

Vertriebsprozesse mit Dynamics 365 optimieren 

Geografie

Industrie

Firmengröße

Umsetzung

Optimizing Sales Processes with Dynamics 365 project - client's request

Ein deutscher Automobilhersteller, der auf Flottenmanagement spezialisiert ist, hat sich an uns gewandt, um seinen Vertriebsprozess zu optimieren. Hauptziel des Unternehmens war die Nutzung des vollen Potenzials von Dynamics 365 for Sales und die nahtlose Integration von Leads aus Marketingformularen auf der Website. Ihre Vision beinhaltet einen optimierten Lead-Management-Prozess, der sich darauf konzentriert, Leads zu priorisieren und das Lead-Potenzial anhand von Daten zu bewerten. Dadurch soll die Umwandlung von Leads in wertvolle Verkaufschancen verbessert und die Effektivität des Vertriebs gesteigert werden.

Kundenanfrage 

Optimizing Sales Processes with Dynamics 365 project - preparation

Unser Team definierte nach einer gründlichen Analyse der Kundenanforderungen die Hauptaufgaben für die Projektdurchführung:
<ul>
<li>Einrichten und Konfigurieren von Dynamics 365 Sales zur Schaffung einer soliden Grundlage für das Vertriebsmanagement.</li>
<li>Entwicklung umfassender Lead Management Prozesse, einschließlich der Generierung von Leads aus verschiedenen Marketingformen und Einrichtung eines Leadbewertungsmodells.</li>
<li>Erstellung maßgeschneiderter Playbooks für verschiedene Szenarien. Mit dem Sales Accelerator werden Sequenzen erstellt, was die Umsetzung von Best Practises ermöglicht. Dabei wird eine Reihe von aufeinanderfolgenden Aktivitäten definiert, die von den Vertriebsmitarbeitern bei ihren täglichen Aufgaben befolgt werden müssen.</li>
<li>Anpassung der Funktionen für das Verkaufschancenmanagement, einschließlich benutzerdefinierter Funktionen für das Lead Management, wie z. B. das Versenden von Fallstudien, Präsentationen und das Planen von Demonstrationsanrufen. Umsetzung einer strukturierten Lead-Qualifizierung ist eine ausschlaggebende Komponente</li>
<li>Aufbau von Verbindungen zu Deutschlands führender Unternehmensdatenbank für den Zugriff auf wichtige Informationen zu Leads und Verkaufschancen, einschließlich Details zu allen zugehörigen Kontakten innerhalb dieser Organisationen, damit die Entscheidungsträger identifiziert werden können. Integration mit LinkedIn Sales Navigator für den Zugriff auf zusätzliche Kontaktinformationen.</li>
<li>Integration von Dynamics 365 Sales mit Sales Insights, um die Funktionen der Vorhersagebewertung für Leads und Verkaufschancen zu nutzen.</li>
<li>Erstellung spezieller Power BI Sales Dashboards für Vertriebsteams. Mit Hilfe dieser Dashboards können die Vertriebsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter Daten analysieren und fundiertere Entscheidungen treffen.</li>
</ul>

Vorbereitung

Die Verbesserung des Lead-Managements war ein wichtiger Erfolg. Wir haben es ermöglicht, Leads aus verschiedenen Marketingformularen heraus zu generieren, wobei jedes Formular auf ein bestimmtes Lead-Thema abzielt. Es wurden automatische Vorhersageleadbewertungen eingeführt, die maschinelles Lernen nutzen, um auf der Grundlage historischer Daten, der Kapazität der Kundenflotte und von Informationen aus dem Kundenbeziehungsmanagement (Customer Relationship Management, CRM) Scores zu berechnen. Diese Innovation führte zu einer Beschleunigung der Lead-Qualifizierung, einer Verkürzung der Bearbeitungszeit und einer Erhöhung der Qualifizierungsraten.  
Von entscheidender Bedeutung waren maßgeschneiderte Leadbewertungsmodelle. Für den Demoprozess haben wir ein spezielles Modell entwickelt, das Interaktionen wie das Anklicken von E-Mails, das Ausfüllen von Formularen, den Besuch der Website und die Planung von Demo-Meetings berücksichtigt. Außerdem wurden das Ausfüllen von Kontaktformularen, das Herunterladen von Produktbroschüren, das Buchen von Meetings, Website-Besuche und die Nutzung von E-Mail berücksichtigt.  
Die personalisierte Verwaltung von Leads und Verkaufschancen wurde durch die Einführung der benutzerdefinierten Funktion "Verkaufschancen" ermöglicht. Diese Funktion ermöglichte u. a. durch das Versenden von Fallstudien, externen und internen Bestellungen, Einladungen zu Demos und Marketingmaterial eine personalisierte Interaktion mit potenziellen Kunden.  
Für verschiedene Vertriebsszenarien wurden maßgeschneiderte Playbooks erstellt. Diese bieten Vertriebsmanagern Werkzeuge, um wiederkehrende Aufgaben zu organisieren, anzupassen und zu automatisieren. Um Sequenzen für Verkaufschancen zu erstellen, Best Practices durchzusetzen und Vertriebsmitarbeiter durch ihre täglichen Aufgaben zu führen, wurde der Sales Accelerator implementiert.  
Die Anpassung des Verkaufschancenmanagements und die Integration von Sales Insights wurden abgeschlossen. Mit der Vorhersagebewertung für Verkaufschancen, die auf einem maschinellen Lernmodell basiert, wurden Bewertungen auf der Grundlage historischer CRM-Daten berechnet. Auf diese Weise konnten Verkäufer Verkaufschancen effektiv priorisieren, was höhere Gewinnquoten und kürzere Verkaufszyklen ermöglichte.  
Die Integration mit Deutschlands größter Unternehmensdatenbank, die umfassende Informationen über Unternehmen mit Leads und Verkaufschancen sowie detaillierte Kontaktdaten liefert, war ebenfalls Teil des Projekts. Eine Anbindung über den LinkedIn Sales Navigator verbesserte den Zugriff auf wichtige Kontaktinformationen aus LinkedIn-Profilen.  
Um den Vertriebsmitarbeitern eine intuitive Oberfläche für die Datenanalyse zur Verfügung zu stellen, die fundierte und zielgerichtete Entscheidungen ermöglicht, haben wir schließlich integrierte Power BI Sales Dashboards entwickelt.

Optimizing Sales Processes with Dynamics 365 project - realization

Um das Projekt zum Erfolg zu führen, arbeiteten unsere Entwicklungs- und Implementierungsteams während des gesamten Projekts eng zusammen. Mehr als ein Jahr dauerte die anfängliche Installation, Konfiguration und Anpassung. Doch bereits wenige Monate nach der Implementierung wurde das System deutlich verbessert und erweitert. 
Bei der Realisierungsphase haben wir Dynamics 365 Sales für ein deutsches Automobilunternehmen, das sich auf Flottenmanagement spezialisiert, implementiert. Dieser Prozess hat etwa ein Jahr in Anspruch genommen, wobei die ersten sichtbaren Ergebnisse bereits wenige Monate nach der Implementierung zu sehen waren.  
Um sicherzustellen, dass jeder Aspekt von Dynamics 365 Sales auf die spezifischen Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten war, ging unser Team das Projekt strategisch an. Dies schloss die Konfiguration von Rollen, Berechtigungen, Menüstrukturen, Ansichten und einer Reihe von Elementen ein, mit denen der Vertriebsprozess optimiert werden konnte.

Customer Journey 

Marketing-Formular-Design

Marketing-Formular-Ansicht 

Marketing-Formular

Visualisierung 

Optimizing Sales Processes with Dynamics 365 - real case study

Was hat der Kunde erhalten? 

Die Vertriebsprozesse des deutschen Automobilherstellers wurden durch die sorgfältige Implementierung und Anpassung von Dynamics 365 Sales verändert und die Produktivität deutlich gesteigert. Die maßgeschneiderte Lösung war ausschlaggebend dafür, dass sich die Anzahl qualifizierter Leads um das Sechsfache erhöht hat und die Vertriebszyklen um 42 Prozent kürzer wurden. Mit diesem umfassenden Produkt werden nicht nur die betrieblichen Abläufe vereinfacht, sondern auch die datengestützte Entscheidungsfindung durch intuitive Dashboards und Power BI-Integration erleichtert. Letztendlich ebnet es den Weg für eine höhere Vertriebseffizienz, ein stärkeres Engagement der Kunden und die Erschließung erheblicher Wachstumschancen.

Zusammenfassung

UDS Systems hat Dynamics 365 Sales erfolgreich für ein Automobilunternehmen implementiert und so dessen Vertriebsprozesse optimiert. Durch akribische D365-Anpassung und -Integration erreichten sie eine bemerkenswerte Versechsfachung der qualifizierten Leads und verkürzten die Verkaufszykluszeiten um 42 %. Zu den Hauptfunktionen gehörten prädiktives Lead-Scoring, maßgeschneiderte Playbooks und Power BI-Integration, die dem Kunden datengesteuerte Entscheidungsfunktionen an die Hand geben. Diese Microsoft Dynamics 365-Lösung für den Vertrieb optimierte nicht nur die Abläufe, sondern ebnete auch den Weg für eine stärkere Kundenbindung und erhebliche Geschäftswachstumschancen.