Power Apps
Model-Driven App
Power BI
Power AutomateVerkkosovellus Palkanlaskennan Tarkastamiseen
Power AppsModel-Driven AppPower BIPower Automate
Sijainti
USA
Toimiala
Rahoitus
Koko
60 työntekijää
Toteutus
2023
Asiakkaan pyyntö
Amerikkalainen konsultointi-, vero- ja tarkastuspalveluihin erikoistunut yritys otti meihin yhteyttä pyynnöllä. He käyttivät Compliance Tracking System (CTS) -nimistä verkkopohjaista ohjelmaa, joka seuraa asiakkaiden palkkalaskentatarkastusten etenemistä. Vaikka alusta antoi tilintarkastajille, johtajille ja muille tiimin jäsenille täyden pääsyn tietokantaan ja mahdollisti raportoinnin sitoutumisprosessista, yritys katsoi tarpeelliseksi olla joustavampi, mukautettavampi ja käyttäjäystävällisempi. Projektin aloittaminen UDS Systemsin kanssa oli osa heidän teknistä modernisointi aloitettaan, jonka tarkoituksena oli poistaa teknologisia esteitä kehityksessä.
Selonteko
Laajan projektianalyysin ja asiakkaan liiketoiminnan tutkimisen jälkeen liiketoiminta-analyytikkotiimimme tunnisti seuraavat osa-alueet, joita tulisi parantaa tilintarkastajien päivittäisten rutiinien helpottamiseksi:
- Käyttäjien Hallinta
- Luottamushallinta
- Työnantajien Hallinta
- Pyyntöjen Hallinta
- Raportointi ja Hallintapaneeli
- Työn Hallinta
- Tapaamisten Ajanvaraukset
Valmistelu
Asiakas oli jo käyttänyt Microsoftin ohjelmistoja sisäiseen viestintään (MS Teams), viestintään asiakkaiden kanssa (MS Outlook) ja asiakirjojen säilyttämiseen ja yhteistyöhön (MS SharePoint). Joten Power Apps -sovelluksen käyttöönotto heidän uutena CTS-järjestelmänään oli täydellinen ratkaisu mahdollisella tulevalla integraatiolla olemassa olevaan työkalupakkiin. Asiantuntijatiimi, mukaan lukien Projektinjohtaja, Ratkaisuarkkitehti, Tekninen Konsultti, UX/UI-suunnittelija, Siirtymisasiantuntija ja Ohjelmistokehittäjät, laativat yksityiskohtaisen projektisuunnitelman ja arvioivat sen valmistuvan kolmessa kuukaudessa.
Seuraavat osat sisältyivät projektin ensimmäiseen vaiheeseen:
- Mukautettu Verkkoresurssi Ajanvaraukseen (rakennettu Reactilla)
- SSIS-työkalu tietojen siirtämiseksi perintöjärjestelmästä Power Appsiin
- Power Apps (Model-Driven App)
- Power Automate
- Power BI
Power Appsistä oli tarkoitus tulla lopullinen liiketoimintasovellus ja hallitseva tietokanta, joka yhdistäisi palkanmaksun tarkastusten seurannan, sisäisen ja ulkoisen raportoinnin ja varausten aikatauluttamisen.
Toteutus
Käyttämällä Agile- ja Scrum-menetelmiä projektissa toteutimme kaikki asiakkaan tarpeet määritellyn suunnitelman mukaisesti 7:ssä pyrähdyksessä (kukin kaksi viikkoa). Kehitimme Power Apps -sovelluksen Tilintarkastajien tapaamisten suunnittelun ja hallinnan helpottamiseksi. Erinomaisesti mukautettavalla kalenterilla Ajanvaraaja voi jakaa työt tehokkaasti Tilintarkastajille saatavuuden ja sijainnin perusteella, varmistaen maksimaalisen tehokkuuden ja tuottavuuden.
Sovellus voimaannuttaa Koordinaattorit ja Ajanvaraajat omaamaan täydellisen hallinnan jokaisesta työn osa-alueesta luomisesta valmistumiseen. Prosessi sisältää pyynnön hyväksymisen, kommenttien lisäämisen, vastuuhenkilön nimeämisen jokaisessa vaiheessa ja edistyksen seurannan. Jokaisen toimenpiteen selkeä yleiskuva auttaa käyttäjiä mukautumaan ja varmistamaan, että prosessi sujuu moitteettomasti.
Järjestelmä sisältää listan tarkastuksia pyytävistä yrityksistä, niistä, jotka vaativat tarkastuksia, ja vastuuhenkilöistä, kuten Tilintarkastajista, Johtajista, Koordinaattoreista, Arvioijista ja Ajanvaraajista. Se mahdollistaa tietojen löytämisen tarvittavista asiakkaista ja luo tehokkaan vuorovaikutuksen pyynnön ja suorittajien välille.
Sisäänrakennetun kalenterin käyttö antaa valtuutettujen käyttäjien varata aikoja työhön ja ei-työhön liittyviin tapaamisiin ja tarjoaa läpinäkyvän näkymän tilintarkastajien työtaakkaan, varmistaen, että kaikkien aikataulu on optimoitu eikä yhtään työtä sivuuteta. Ajanvarauksen helpottamiseksi tapaamisia voidaan siirtää vetämällä ja pudottamalla ne toisille käyttäjille tai tiimeille ja varaamalla niille uudestaan aika toiselle päivälle. Lisäksi esikatselutila antaa Ajanvaraajille täydellisen katsauksen suunniteltuun työtaakkaan, jossa tapaamiset on korostettu eri väreillä. Käyttäjäystävällinen käyttöliittymä antaa käyttäjien vaihtaa yhden päivän, yhden viikon tai yhden kuukauden näkymän välillä.
Visualisointi
Mitä Asiakas Sai
Yhteenveto
Projekti toimitti menestyksekkäästi tehokkaan sovelluksen, joka ohjaa asiakkaan liiketoimintaa innovaation maailmaan. Intuitiivinen käyttöliittymä varmistaa, että tapaamisten ajanvaraus on saumatonta ja suoraviivaista, mikä johtaa merkittävään tuottavuuden kasvuun ja sujuvaan työnkulkuun.
Lisäksi päätös siirtyä kokonaan Microsoftin perheeseen antaa asiakkaalle mahdollisuuden laajentaa liiketoimintakykyjään mahdollisen integraation kautta muihin työkaluihin, kuten Teams, Outlook, SharePoint tai muihin ulkoisiin järjestelmiin. Yritys odottaa näiden kehitysten parantavan sovelluksen toiminnallisuutta entisestään.