Sales
Customer Service
Azure Services
Business Central
Dynamics 365 Field ServiceMyynnin ja Tuotehallinnan Uudistaminen Mercamerilla Dynamics 365:n avulla
SalesCustomer ServiceAzure ServicesBusiness CentralDynamics 365 Field Service
Sijainti
Suomi
Toimiala
Pakkausmateriaalit ja -koneet
Koko
yli 50 työntekijää
Toteutus
2025
Lyhyt Katsaus Projektitiimiin
Projektitiimi koostui Dynamics 365:n, Power Platformin, Azuren ja tekoälyn asiantuntijoista. Tiimimme on erikoistunut Nearshore-toimituksiin, jotka sisältävät paikalla tapahtuvan konsultoinnin ja arkkitehtuurin, ja sovelsi tähän projektiin menestyksekkäästi Dynamics 365:n parhaita käytäntöjä.
Asiakkaan pyyntö
Mercamer Oy, merkittävä suomalainen pakkausalan jakelija, toimi jäykällä legacy-ERP-alustalla, josta oli tullut pullonkaula sekä prosessien innovoimiselle että päivittäiselle toiminnalle. Järjestelmästä puuttui joustavuus, se vaati erikoistuneita kehittäjiä pieniinkin muutoksiin, eikä pysynyt muuttuvien liiketoimintavaatimusten mukana.
Siksi he pyysivät UDS Systemsiä auttamaan paikallisen sovelluksensa automatisoinnissa ja päivittämisessä, jotta siitä tulisi tehokkaampi ja kilpailukykyisempi. Samalla roolipohjainen käyttöliittymä otettiin mukaan hankkeen laajuuteen.
Selonteko
Projektitiimi päätti keskittyä seuraaviin asioihin:
- Kaiken asiaan liittyvän tiedon kokoaminen yhteen roolipohjaiseen käyttöliittymään, jotta työntekijät voivat käydä kaikki yksityiskohdat helposti läpi asiakkaan kanssa
-
Hinnoittelun ja katteiden hallinnan tarkkuuden parantaminen:
- Kaikkien katteen osatekijöihin (kuljetus, energia, tuotanto, raaka-aineet, pakkauksen CO2-päästöt) liittyvän näkyvyyden ja laskennan mahdollistaminen reaaliajassa.
- Niiden negatiivisten katteiden välttäminen, jotka johtuvat vanhentuneista hinnoittelurakenteista tai vaihtelevien kustannusten puutteellisesta näkyvyydestä.
-
Jäsennellyn tuotetiedonhallinnan luominen:
- Vaadittujen teknisten erittelyiden, koostumustietojen ja visuaalisen dokumentaation tarjoaminen niin, että ne ovat helposti haettavissa ja ylläpidettävissä.
-
EU-sääntelyn noudattamisvalmiuden varmistaminen, erityisesti CO2-päästöraportoinnin ja ekopakkausmääräysten osalta (EU:n PPWR-lainsäädäntö https://environment.ec.europa.eu/topics/waste-and-recycling/packaging-waste_en)
- Monimutkaisten hinnoittelumallien tuoteryhmäkohtainen tuki, sekä tuki asiakaskohtaisille hinnoittelusopimuksille ja erilaisille pakkaustasoille (lava, nippu, jne.).
Valmistelu
Ratkaisun ytimessä oli Microsoft Dynamics 365 Salesin ja Business Centralin käyttöönotto ja integrointi, jotta myynnille, asiakastoiminnalle ja Back Office -toiminnoille saataisiin yhtenäinen näkymä.
Tiimin rakenne:
- Suomalainen liiketoimintakonsultti (paikan päällä): Vastasi vaatimusten keruusta ja alkuvaiheen liiketoimintakartoituksesta.
- Ratkaisuarkkitehti (paikan päällä myöhemmässä vaiheessa): Tuotiin mukaan tarkentamaan teknisiä poikkeustapauksia ja varmistamaan yksityiskohtaisten vaatimusten asianmukainen dokumentointi.
- Nearshore-toimitustiimi (UDS Systems): Tehokas ja edullinen etänä työskentelevä kehitys- ja tukitiimi.
Haasteet ja kuinka niihin vastattiin:
-
Alkuvaiheessa aliarvioitu yksityiskohtaisuuden taso
Teknisen ratkaisuarkkitehdin puuttuminen hankkeen alkuvaiheessa johti väärinkäsityksiin liiketoimintavaatimusten ja teknisen toteutuksen välillä. Kun arkkitehti otettiin mukaan, hän korjasi viestintäkatkokset ja vakautti toimituksen.
-
Microsoft-liitännän monimutkaisuus
Vaikka kyseessä on Microsoftin tuote, valmiiksi määritetty integraatio D365 Salesin ja Business Centralin välillä ei riittänyt asiakkaan tarpeisiin, erityisesti monimutkaisen tuotehierarkian ja reklamaatioiden sekä työnkulkujen käsittelyn vuoksi. Tämän seurauksena UDS Systems kehitti syvää erikoisosaamista liitännän räätälöimisessä ja vakauttamisessa todellisten operatiivisten tarpeiden täyttämiseksi.
-
Pidentynyt aikataulu
Alun perin vuoden mittaiseksi määritelty projekti kesti noin 2 vuotta. Viivästys johtui pääasiassa aliarvioidusta integraation monimutkaisuudesta ja eräistä perehdytykseen liittyneistä kitkatekijöistä. Asiakas hyväksyi aikataulun pidentämisen saadakseen vastineeksi kestävämmän ja turvallisemman lopputuloksen.
Toteutus
Tuotantoon siirtyminen toteutettiin sujuvasti:
- Käyttökatko kesti vain 2 päivää.
- Kaikki rästissä olleet tilaukset käsiteltiin käyttöönoton viikon loppuun mennessä, mikä osoitti välittömän palautumisen ja toiminnallisen vakauden.
Projektin toteutuksen merkittävät tulokset:
-
Asiakastyytyväisyys
Monet toiminnot toimivat "odotetusti" ilman, että asiakkaan tarvitsi määritellä jokaista yksityiskohtaa. Tämä heijasti vahvaa ennakoivaa ajattelua ja liiketoimintatarpeiden hahmottamista.
-
Paikan päällä annettu tuki tuotannon käynnistyessä
UDS Systems varmisti läsnäolon käyttöönottovaiheessa, mikä mahdollisti nopeat virheiden korjaukset, tuen ja jatkuvan koulutuksen.
-
Jatkuvat parannukset käyttöönoton jälkeen
Käyttäjäpalautteen perusteella pieniä iteratiivisia parannuksia jatkettiin, mikä osoitti sitoutumista pitkäaikaiseen menestykseen.
Prosessien automaatio ja tekniset innovaatiot
-
Reklamaatioprosessin integrointi
Myyntitiimi käynnistää reklamaation, mikä luo automaattisesti tapaustietueet ja BC-dokumentit, jolloin luovutus asiakaspalvelulle ja Back Officeen sujuu saumattomasti.
-
Jäsennelty tietojen käsittely
Monimutkaiset hinnoitteluhierarkiat ja tuoteyhteydet mallinnettiin mukautetulla logiikalla D365:ssä, mukaan lukien automaattisesti lasketut katteet, CO2-päästöt ja räätälöidyt yksiköt.
-
Skaalautuva arkkitehtuuri
Ratkaisu suunniteltiin tukemaan tulevaa laajentumista, mukaan lukien verkkokauppa-alustat, CO2-raportointinäkymät ja asiakkaiden itsepalveluportaalit.
! Huom. Sisäiset KPI-mittarit ja taloudellisia vaikutuksia koskevat yksityiskohdat pidetään luottamuksellisina Mercamerin pyynnöstä, mutta asiakas kertoo olevansa tyytyväinen lopputulokseen ja valmistelee tulevia digitalisaatiohankkeita luomamme vakaan perustan päälle.
Keskeiset ominaisuudet
Toteutimme onnistuneesti monimutkaisen ratkaisun, toimittaen asiakkaalle keskeiset toiminnot yhteen kätevään järjestelmään ja integroiden samalla Microsoft-työkalut ja muut tarvittavat integraatiot.
1
Dynamics 365 Sales
- Joustava hinnanhallinta yleisillä ja asiakaskohtaisilla hinnastoilla, alennuksilla, katelaskennalla ja käsittelyn lisäkuluilla. Tuoteluettelon hallinta kaikilla tärkeillä hallintatiedoilla (eri koodit asiakkaiden/toimittajien katalogeille, varastosaldot ja tapahtumahistoria, tuoteryhmät, jotta tuotetietorakenne voidaan määritellä tyypeittäin jne.).
- Tarjousten ja Myyntitilausten hallinta kateseurannalla, rahtilaskennalla ja osapuolten hallinnalla.
- WebShop-integraatio asiakastiedoille, tuotteille, myyntitilauksille ja toimitustiedoille.
- Automatisoitujen B2B-tilauskanavien integrointi asiakkaiden asiakkaille (EDI).
2
Dynamics 365 Customer Service
- Myynnin reklamaatioiden hallinta: väärät toimitukset, kuljetus-/varastoyrityksen virheet, yli- ja alitoimitukset, virheelliset laskut tai hinnat.
- Asiakkaiden palvelupyynnöt koneiden huoltoon ja määräaikaishuoltojen hallintaan.
3
Dynamics 365 Field Service
- Työtilaukset koneiden huoltoon.
- Työtilausten muuttaminen Myyntitilauksiksi toimitus- ja laskutustarkoituksessa.
- Asiakkaiden omaisuuden hallinta.
- Työtilausten tulosteet, aikataulutus, hinnoittelu, varastonhallinta jne.
4
Dynamics 365 Business Central ERP-ratkaisuna
Business Centralin käyttöönotto ERP-ratkaisuksi CRM:n suoraa ja sujuvaa integraatiota varten.Business Centralin käyttöönotto ERP-ratkaisuksi CRM:n suoraa ja sujuvaa integraatiota varten.
5
Power BI -raportit
- Myynnin Hallintapaneeli
- Ostojen Hallintapaneeli
- Asiakaspalvelun Hallintapaneeli
6
Microsoft- Ja Muut Työkalut
Kaikki tarvittavat integraatiot työkaluihin, kuten Teams, Outlook ja SharePoint, sekä kolmannen osapuolen alustoihin prosessien automatisoimiseksi, tiimiyhteistyön parantamiseksi ja rutiinitehtävien tehostamiseksi.
Mitä asiakas sai
Yhteenveto
Tämä tapaus osoittaa, kuinka UDS Systems auttoi Mercameria siirtymään vanhentuneesta infrastruktuurista moderniin, skaalautuvaan ja EU-vaatimustenmukaiseen digitaaliseen selkärankaan. Alkuvaiheen suunnitteluaukkojen ja teknologiaintegraation haasteista huolimatta tuloksena oli vakaa, tulevaisuuteen valmis ratkaisu, joka heijastaa UDS Systemsin kykyä toteuttaa monimutkaisia Dynamics 365 -projekteja yhdistämällä paikallisen asiantuntemuksen Nearshore-toimitusten voimaan.
Opitut asiat ja tulevaisuuden huomiointi
-
Tekninen ratkaisuarkkitehtuuri tulisi ottaa mukaan varhaisessa vaiheessa
Viestinnän ja toimituksen tehokkuus parani merkittävästi, kun paikan päällä toimiva arkkitehti liittyi projektiin.
-
Liitännäisosaamisella on merkitystä
Microsoftin liitännäinen vaatii syvää ymmärrystä ja räätälöintiä. UDS Systems on sittemmin lisännyt tämän ydinosaamisekseen tulevia projekteja varten.
-
Asiakkaan sitoutuminen on avainasemassa
Säännölliset palautesilmukat, iteratiiviset julkaisut ja asiakkaan testaus ovat olennaisia luottamuksen rakentamisessa ja turhien muokkausten välttämisessä.
Mitä Mercamer saa seuraavaksi
- Skaalautuvuutta sääntelyn kehittymistä varten (EU-ekopakkaukset, CO2-mittarit)
- Vakaat myynti- ja taloustiedot strategiseen ennakointiin
- Syvän myynnin reaaliaikaisen suorituskyvyn analyysin ja päätöksenteon
Jos tarvitset lisätietoja tai konsultointia, ota rohkeasti yhteyttä UDS Systemsiin..