Yliopiston Opiskelijoiden Rekrytointi- ja Hyväksymisportaali sekä CRM-järjestelmä

Sales

Power Apps

Power Platform

Customer Service

Power BI

Dataverse

Sijainti

Afrikka

Toimiala

Koulutus ja EdTech

Koko

50–250

Toteutus

2023

Asiakkaan pyyntö

Yliopisto on pyytänyt kattavan Opiskelijoiden Rekrytointiportaalin ja CRM-järjestelmän kehittämistä opiskelijoiden hyväksymisprosessin virtaviivaistamiseksi ja hakijoiden hallinnan parantamiseksi. He etsivät ratkaisua, joka tarjoaa hakijoille intuitiivisen hakuprosessin antaen samalla Yliopiston hallinnolle vakaat työkalut datanhallintaan ja -analyysiin.

Valmistelu

Kehittääkseen kattavan ratkaisun, joka on räätälöity Yliopiston tarpeisiin, UDS Systems suoritti yksityiskohtaisen analyysin Yliopiston vaatimuksista. Ehdotettu ratkaisu sisälsi hakijaportalun tuleville opiskelijoille, mukautetun CRM-järjestelmän, joka hyödyntää Microsoft Dynamics 365 Sales- ja Customer Service -moduuleja, sekä Power Apps -sovelluksia hallinnollisiin tehtäviin. Lisäksi suunniteltiin integraatio Power BI:n kanssa edistyneitä data-analyysi- ja visualisointitarpeita varten.

Toteutus

Kehitys alkoi aikaisin syksyllä 2023 keskittyen projektin tavoitteiden ja määräaikojen saavuttamiseen. Tiimi loi käyttäjäystävällisen hyväksymisportaalin, joka mahdollistaa Yliopiston ehdokkaiden tunnistautumisen sosiaalisen median tileillä, henkilökohtaisten ja akateemisten tietojen syöttämisen, tukiasiakirjojen lataamisen ja hakemusten lähettämisen. Samaan aikaan mukautettu Dynamics CRM -järjestelmä räätälöitiin Yliopiston vaatimuksiin, omaten keskitetyt ehdokastietokannat, automatisoidut työvirrat ja ohjelman määritysmahdollisuudet. Integraatio Power BI:n kanssa suoritettiin saumattomasti oivaltavan datan visualisoinnin tarjoamiseksi.

Yksityiskohtaiset Ominaisuudet ja Toiminnallisuus:

Yliopiston Ehdokkaiden Hyväksymisportaali:

Todennus: Mahdolliset opiskelijat voivat todentaa itsensä käyttämällä Google- tai Facebook-tilejään tai rekisteröitymällä muilla tunnistetiedoilla.
Ohjelman Valinta: Hakijat voivat valita ohjelmat, joihin he haluavat hakea.
Lomakkeen Lähetys: Hakijat voivat antaa henkilökohtaisia ja akateemisia tietoja intuitiivisten lomakekäyttöliittymien avulla.
Dokumentin Lataus: Hakijat voivat ladata tarvittavat tukiasiakirjat ohjelman määritysten mukaisesti.
Tietojen Validointi: Portaali varmistaa tietojen oikeellisuuden validoimalla kaikki kentät ja tiedostojen lataukset ennen lähettämistä.
Mukautuva Käyttöliittymä: Portaali tarjoaa mobiiliystävällisen käyttöliittymän saumattomaan navigointiin.
Monikielituki: Hakijat voivat vaihtaa englannin ja ranskan välillä käyttäen Yliopiston käännöksiä.

Mukautettu CRM-järjestelmä Hallinnoijille:

Keskitetty Tietokanta: Järjestelmä käyttää Power Platform Dataversea ehdokas- ja hakemustietojen tallentamiseen ja jakamiseen.
Integraatio Hyväksymisportaaliin: CRM-järjestelmä tallentaa kaikki tulevien opiskelijoiden tiedot, jotka on lähetetty hyväksymisportaalin kautta.
Yhtenäinen Käyttöliittymä: Järjestelmä tarjoaa yhtenäisen käyttöliittymän ehdokkaiden, hakemusten, ohjelmien ja asiakirjojen hallintaan.
Automaattiset Työvirrat: Työvirran toiminnallisuus automatisoi laskelmat, kuten opiskelijoiden arvosanojen keskiarvot hakemustietojen perusteella.
Asiakirjojen Hallinta: Järjestelmävalvojat voivat tarkastella, esikatsella ja ladata hakemuksiin lähetettyjä asiakirjoja.
Ohjelman Määritys: Järjestelmävalvojat voivat hallita ohjelmakohtaisia kenttiä ja hakemuksiin vaadittuja asiakirjoja.
Tuonti/vientikyvykkyydet: Järjestelmä tukee tuontia/vientiä käyttäen Excel (.XLSX) ja CSV-formaatteja.
Turvaroolit: Kaksi esiasetettua turvaroolia varmistavat asianmukaisen pääsynhallinnan tietoihin.
Monikielituki: Järjestelmä tukee englannin ja ranskan kielten paikallisversioita, joiden käännökset tarjoaa Yliopisto.

Tietojen Analysointi ja Visualisointi:

Integraatio Power BI:n kanssa: CRM-järjestelmä on integroitu Power BI -palveluun tietojen analysointia ja visualisointia varten.
Hallintapaneelien Luominen: Power BI:llä ja Power Appsilla luodaan hallintapaneeleita, joissa on enintään 5 visuaalista komponenttia (kaaviot) ehdokas-, ohjelma- ja hakemustietojen perusteella.
Power BI -kehittäjätuki: UDS tarjoaa Power BI -kehittäjän alkumäärityksiin ja CRM-järjestelmän kanssa integroimiseen.

Visualisointi

Aloitus

Mitä Asiakas sai

Yhteenveto

UDS Systems on tehokkaasti toteuttanut vakaan ratkaisun, joka on linjassa Yliopiston tavoitteiden kanssa opiskelijoiden rekrytointiprosessin tehostamisessa. Ehdokkaiden hallinnointiprosessi on virtaviivaistettu luomalla räätälöity CRM-järjestelmä Microsoft Dynamics 365 Sales- ja Dynamics 365 Customer Service -moduuleja käyttämällä, sekä Power Appsin avulla järjestelmävalvojille, yhdessä Power BI:n integroinnin kanssa tietojen analysointiin ja visualisointiin. Tämä integraatio yksinkertaistaa Yliopiston ehdokkaiden hallintaa ja tarjoaa arvokkaita näkemyksiä datan analytiikan kautta. Tällä edistyksellisellä alustalla Yliopisto on varustettu houkuttelemaan, arvioimaan ja rekrytoimaan huippulahjakkuuksia tehokkaasti, mikä asettaa heidät jatkuvan menestyksen tielle opiskelijoiden rekrytointiponnisteluissaan.