Power Pages
Power Automate
Power BI
Power Virtual AgentsApurahojen hallintaratkaisu Microsoft Power Pages -alustalla
Power PagesPower AutomatePower BIPower Virtual Agents
Sijainti
Australia
Toimiala
Viihde
Koko
50 työntekijää
Toteutus
2025
Asiakkaan pyyntö
Australialainen yritys etsi ratkaisua, jolla apurahojen hallinta olisi tehokkaampaa. Alkuperäinen idea oli yksinkertainen CRM-järjestelmä, jossa sisäinen tiimi hoitaisi kontaktien lisäämisen, yritysten rekisteröinnin ja hakemusten käsittelyn.
Kun hakemuksia alkoi tulla enemmän, suunnitelma kävi raskaaksi — oli joko palkattava lisää henkilöstöä tai löydettävä parempi toimintamalli prosessin alkuvaiheisiin.
Alustava perehdytys
Useiden syvällisten keskustelujen jälkeen päädyttiin skaalautuvampaan ratkaisuun: hakijat hoitaisivat itse ensimmäiset vaiheet — yhteystietojen antamisen, dokumenttien lataamisen ja hakemuksen täyttämisen — Power Pages ‑portaalin kautta. Sisäinen tiimi keskittyisi edelleen olennaiseen: hakemusten tarkistamiseen, varmennukseen ja hyväksyntään. Näin prosessi vapautui, mutta kontrolli säilyi.
Valmistelu
Päädyimme Microsoftin Power Pagesiin — sen joustavuus ja low-code-/no-code-työkalut mahdollistivat nopean toteutuksen ja joustavan iteroinnin.
Portaalin rakenne:
-
Yhteystietojen rekisteröinti. Käyttäjät voivat luoda tunnuksen B2C-kirjautumisella.
-
Yritysrekisteröinti. Dokumentteja voi ladata SharePointiin.
-
Käyttäjähallinta. Yrityksen sisällä voi nimetä “päähakijan”.
-
Apurahan hakuvaihe. Hakijat näkevät apurahapäätökset ja voivat reagoida.
-
Hakemuksen jälkeinen vaihe. Kuittien lataaminen ja menojen vahvistaminen onnistuu portaalin kautta.
Tämä rakenne yksinkertaisti hakijoiden kokemusta ja varmisti asiakkaan kontrollin kriittisistä osista.
Toteutus
Kun suunnitelma oli valmis, ryhdyimme työhön. Low-code-työkalujen käyttö mahdollisti nopean etenemisen ja päivitysten tekemisen tarvittaessa ilman viiveitä. Rakensimme ja testasimme jokaisen moduulin erikseen, pitäen jatkuvasti yhteyttä asiakkaaseen varmistaaksemme, että kaikki toimi odotetusti.
Tärkeä painopiste oli järjestelmän helppokäyttöisyydessä hakijoille – kuitenkaan tinkimättä rakenteesta tai taustajärjestelmän laadusta. Portaalin käytettävyys oli etusijalla —validaatiosäännöillä, dynaamisella logiikalla ja selkeillä ohjeilla hakemukset olivat helppoja täyttää. Samaan aikaan CRM-järjestelmä vastaanotti kaiken datan automaattisesti, joten esihenkilöiden ei tarvinnut syöttää tietoja käsin.
Teimme tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa alusta loppuun, mukauttaen lähestymistapaamme palautteen ja todellisten käyttötapausten mukaan. Lopulliseen vaiheeseen saavuttaessa asiakas oli jo alkanut ottaa osia portaalista käyttöön tuotantoympäristössä. Lopputulos oli ratkaisu, johon he voivat luottaa – ja jota voidaan laajentaa ohjelman kasvaessa tulevaisuudessa.
Visualisointi
Apurahahakemus
Mitä Asiakas Sai
Yhteenveto
Asiakkaan työ muuttui manuaalisesta moderniksi ja ketteräksi apurahojen hallintaportaali komponentiksi. Ratkaisu vapautti merkittävästi aikaa, paransi hakijakokemusta ja mahdollisti tulevaisuuden kasvun. Tuloksena on yhtenäinen ja turvallinen työkalu, joka toimii nyt ja skaalautuu jatkossa.
UDS-tiimin kokemuksen pohjalta olemme kehittäneet tämän ratkaisun pohjalta Apurahojen Hallintaratkaisu Dynamics 365:lle (Grant Management Solution) modulaarisen tuotteen. Ratkaisulla hallinnoit apurahaprosessia entistä tehokkaammin ja automaattisemmin yhdessä turvallisessa sovelluksessa.