Azure Services
Open AIAI-avustaja Laskujen Käsittelyyn
Azure ServicesOpen AI
Sijainti
Saksa
Toimiala
Autoteollisuus
Koko
yli 200 työntekijää
Toteutus
2025
Lyhyt Katsaus Projektitiimiin
Projektitiimi koostui Dynamics 365:n, Power Platformin, Azuren ja tekoälyn asiantuntijoista. He erikoistuvat älykkäiden AI-avustajien luomiseen asiakastukeen ja sovelsivat tässä projektissa generatiivisen tekoälyn parhaita käytäntöjä.
Asiakkaan Pyyntö
Saksalainen autoteollisuuden yritys pyysi UDS:ää auttamaan laskujen käsittelyn automatisoinnissa. Tavoitteena oli:
- Laskujen tehokkaampi käsittely
- Manuaalisen työn vähentäminen
- Kirjanpitotiimin operatiivisen tuottavuuden lisääminen
Selonteko
Asiakkaan kirjanpitotiimi vastaanottaa päivittäin useita laskuja eri toimittajilta (yli 800 kuukaudessa) PDF-muodossa, skannauksina tai valokuvina (tyypillisesti kuvina fyysisistä paperille tulostetuista laskuista). Jokainen lasku eroaa muodoltaan ja sisällöltään.
Päähaasteena on yhtenäisen asettelun puute, sillä saapuvat laskut vaihtelevat rakenteeltaan, muodoltaan (mukaan lukien skannaukset ja valokuvat eri tiedostomuodoissa, kuten PDF, JPG, PNG jne.) ja tietosisällöltään. Kaikkien laskujen tiedot on syötettävä CRM:ään, eli niille on luotava laskutietueet, ne on eroteltava, tiedot on täytettävä asianmukaisiin kenttiin ja tarvittavat tilinpäätösnumerot on ilmoitettava. Tietojen manuaalinen täyttö vie paljon aikaa.
Manuaalinen käsittely vie 8–12 minuuttia laskua kohden ja johtaa usein:
- Virheisiin summissa tai päivämäärissä
- Puuttuviin tietoihin
- Pieneen edistymiseen ja ajan tuhlaukseen
- Epäselvyyksiin kulujen seurannassa
Näihin haasteisiin vastataksemme kehitimme älykkään AI-avustajan. Ratkaisumme suunniteltiin automatisoimaan saapuvien laskujen tunnistus, tietojen poiminta PDF-tiedostoista ja kuvista sekä näiden tietojen jakaminen olennaisiin kenttiin CRM-tietueissa. Lisäksi se automatisoi jaettujen kirjauserien luomisen jokaista saapuvaa laskua varten ja liitti ne asianmukaisiin pääkirjan tilinumeroihin.
Valmistelu
Laadimme vaiheittaisen suunnitelman:
- Vaatimuslistan keräys
- DoD-dokumentin laatiminen (Definition of Done)
- Tunnistusmenetelmien testaus (OCR-neuraalinen ja GPT-mallit)
- Teknologioiden tunnistus (OCR-teknologiat + AI-teknologiat + Azure-palvelut + OpenAI + .NET 8 + PostgreSQL + Power Platform)
- Kenttäkartoituksen luominen laskujen tunnistusta varten
- OCR-mallin kouluttaminen
- AI-avustajan luominen ohjeiden kera päätilin kartoitusta varten
- Erillisen käyttöliittymäsovelluksen luominen tunnistuksen suorittamiseksi ja tulosten esikatselua/muokkausta varten
- CRM:ään integroiminen ja tunnistustulosten lataaminen
- Työnkulun optimointi
- AI-avustajan päivittäminen ja päätilin vastaavuuden tarkkuuden parantaminen
Toteutus
Seurasimme suunnitelmaa ja toteutimme sovelluksen.
Ratkaisun keskeiset ominaisuudet ovat seuraavat:
-
Laskujen tunnistus ja tietojen poiminta
Sovellus tunnistaa ja poimii tietoja eri muodon ja asettelun omaavista laskuista. Sovellus on koulutettu aineistolla, joka kattaa moninaiset laskumuodot, mikä takaa, että se voi tunnistaa laajan valikoiman laskuja. Tietojen poiminnan tarkkuus on saavuttaa 85% asteen, joten kirjanpitotiimin manuaalisten oikaisujen tarve on vähäinen.
Se käyttää OCR:ää (Optinen merkintunnistus) ja tekoälyä muuntaakseen asiakirjan, kuvan tai skannauksen tekstiksi, poimiakseen vaaditut kentät, tunnistaakseen dataa (kuten numerot, symbolit, tietyt kentät) ja ymmärtääkseen kontekstin (esim. "tämä on laskun numero").
-
CRM-tietojen kartoitus
Se on täysin integroitu Dynamics 365 CRM:ään. Integraatio ERP-järjestelmään on myös mahdollinen.
Tarvittavat merkinnät luodaan automaattisesti. Poimitut tiedot kartoitetaan ja täytetään niitä vastaaviin kenttiin CRM-tietueissa. Lisäksi myös alkuperäiset laskut ladataan tietueeseen.
Se tukee myös kaksoiskappaletarkistusta, jonka tekoäly ja liiketoimintasääntöjen logiikka havaitsevat automaattisesti.
Vastaavuusmalli hyödyntää ennalta määriteltyjä kartoituksia, historiallisia laskutietoja ja käyttäjäpalautetta parantaakseen tarkkuuttaan ja logiikkaansa jatkuvasti ajan myötä.
-
Itseoppiva malli
Tämä malli on ainutlaatuinen itseoppimiskykynsä ansiosta. Se käyttää API:ta tilikartoitusten päivittämiseen käyttäjän syötteen perusteella (vaatii pienen tietokannan ja lisää minimaalisen kustannuksen).
Jatkuva kehitys auttaa käyttäjiä tunnistamaan ja käsittelemään useampia laskutyyppejä ja vähentää syöttövirheitä.
Lopullinen tavoite on seuraava: kirjanpitäjien tarvitsee vain vahvistaa tiedot ja tehdä alle 1% korjauksia, samalla kun poikkeamat kirjataan automaattisesti.
Saavutimme nämä tulokset:
- Laskut käsitellään automaattisesti: tiedot tunnistetaan ja siirretään vastaaviin kenttiin CRM-tietueissa, jokaisesta laskun rivimerkinnästä luodaan erilliset kirjauserät ja nämä yhdistetään oikeisiin pääkirjan tilinumeroihin.
- Avustaja on koulutettu käsittelemään monenlaisia muotoja ja asetteluja, sillä yhtenäistä standardia ei ole ja asiakkaat lähettävät laskuja heille sopivassa muodossa.
- Avustaja voi käsitellä automaattisesti tiettyyn sähköpostiin kirjeitse lähetettyjä laskuja. Se poimii liitetiedostot, käsittelee ne taustalla ja luo laskutietueet CRM:ään. Käyttäjien tarvitsee vain avata ne, tarkistaa tiedot, tehdä tarvittavat muokkaukset ja tallentaa muutokset.
- Tekoälymalli paranee jatkuvasti menneen datan ja käyttäjäpalautteen avulla.
- Sovellus tunnistaa saapuvien laskujen lasku- ja rekisterinumerot ja yhdistää ne asianmukaisiin ajoneuvoihin.
- Tarkkuus ylittää 85%, joten manuaaliset korjaukset ovat harvinaisia.
- Asiakas voi käsitellä laskuja, joissa on monta rivimerkintää.
- Lataukset suoritetaan alle 5 sekunnissa ilman havaittavaa viivettä.
Visualisointi
Alkuperäinen ratkaisukaavio
Mitä asiakas sai
Yhteenveto
AI-avustaja tunnistaa laskutiedot, täyttää CRM-tiedot asianmukaisiin kenttiin ja oppii käyttäjien korjauksista. Lisäksi avustaja on saatavilla sekä CRM:stä että verkkoportaalista.
Käyttäjät voivat ladata laskuja ja tarkistaa poimitut tiedot intuitiivisen ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän kautta. Tiedot päivittyvät verkossa heti sen jälkeen, kun käyttäjät ovat tarkistaneet saapuvat asiakirjat. Se latautuu 5–10 sekunnissa ja toimii 24/7 käsitellen yksittäisiä laskuja vakaalla nopeudella ja luotettavuudella.
Automaattinen laskujen käsittely ei tunne rajoja ja vie vain noin 1 minuutin. Työntekijöiden osallistuminen on minimoitu: heidän tarvitsee vain varmistaa tiedot ja antaa lopullinen vahvistus järjestelmässä maksun jatkokäsittelyä varten.
Lisäksi olemme tarjonneet asiakkaalle nämä hyödyt:
- AI-avustajaa on helppo kouluttaa Azure OpenAI:lla, eikä kehoteasiantuntijaa tarvita.
- Laskutiedot päivittyvät reaaliajassa kirjanpitäjän tarkistuksen jälkeen.
- Käsittelyaika on lyhentynyt 8–12 minuutista 30–60 sekuntiin.
- Kirjanpidon työmäärä on vähentynyt yli 50%.
- Täysi läpinäkyvyys saavutetaan CRM:n reaaliaikaisilla tiedoilla.
Näin ihmisten aiemmin suorittamat rutiinitehtävät, kuten asiakirjojen syöttö, peruskäsittely tai tietojen muuntaminen, voidaan automatisoida ja optimoida, jolloin vältetään AI-avustajan ohjeiden pitkä toimitusaika.