Tehokas Joustavien ja Turvallisten Asiakasportaalien Sarja

Ratkaisumme toteutus sisälsi seuraavat:

Tekninen toteutus

Back-end-teknologiat:

• Ohjelmointikehys: ASP.NET Web API 2
• Riippuvuuksien injektio: Ninject
• Todennus ja Valtuutus: OAuth 2.0 ADFS:n kautta
• Taustaprosessointi: Hangfire
• Reaaliaikainen viestintä: SignalR

Data ja integraatiot:

• CRM-integraatio: Microsoft Dynamics CRM 9.1 (CRM SDK:n kautta)
• Asiakirjahallinta: SharePoint 2016 (CSOM:n kautta)
• Raportointi: SQL Server Reporting Services (SSRS) Web Service API:n kautta

Arkkitehtuurin kohokohdat:

• Suunniteltu palvelukeskeiseksi taustajärjestelmäksi laajennettavilla API-rajapinnoilla
• Turvallinen kertakirjautuminen (SSO) toteutettu OAuth 2.0:lla ADFS:n kautta
• Reaaliaikaiset päivitykset ja ilmoitukset toimitetaan SignalR:llä
• Taustatöiden ajoitus ja suoritus hoidetaan Hangfirella luotettavuuden ja skaalautuvuuden varmistamiseksi
• Saumaton integraatio Microsoftin ekosysteemillä CRM:ään, raportointiin ja asiakirjahallintaan

Useita portaaleja, yksi arkkitehtuuri

Monipuolisten käyttötapausten tukemiseksi olemme kehittäneet kolme usean portaalin varianttia yhteisen perustan pohjalta:

• Yhteisöportaal

  Ensisijainen portaali omistajille ja asukkaille, sekä isännöitsijöille, hallituksen jäsenille, kirjanpitäjille, tilintarkastajille ja jopa urakoitsijoille, tarjoten laajan valikoiman saatavilla olevaa tietoa ja toimintoja.

• Sijoittajaportaali

  Sijoittajille tai heidän managereilleen tarkoitettu erillinen portaali, jossa voi tarkastella raportteja, salkkuja ja taloustietoja

• Huoltoportaali

  Tätä käyttävät pääasiassa huoltohenkilöt lisätäkseen tai tarkistaakseen mittarilukemia, jakaakseen raportteja, saadakseen tarvittavat yhteisön tai asiakkaan tiedot, sekä seuratakseen ja hoitaakseen tehtäviä.

! Huom. Jokainen portaali-instanssi voi palvella useita yhteisöjä tai sijoittajasalkkuja, skaalautuen vastaamaan organisaatiorakenteita.

Roolipohjainen pääsy laajassa mittakaavassa

Olemme toteuttaneet hienojakoisen roolipohjaisen pääsynhallintamallin, joka mahdollistaa räätälöidyt käyttökokemukset eri käyttäjätyypeille. Tällä hetkellä portaalit tukevat 13 roolia, ryhmiin jaoteltuna (eri oikeuksilla), mukaan lukien:

• Osakkeenomistajat: Omistaja, Omistajan edustaja
• Hallituksen Jäsenet: Hallituksen jäsen, Isännöitsijä, Kirjanpitäjä
• Urakoitsijat: Urakoitsija, Urakoitsijan edustaja
• Sijoittajat: Sijoittaja, Salkunhoitaja, Sijoittajan edustaja
• Asukkaiden, Tilintarkastajien, Huoltohenkilökunnan ryhmät/roolit

Jokaisella rooliryhmällä on räätälöity hallintapaneeli ja käyttöoikeudet, mikä varmistaa, että käyttäjät näkevät vain heille olennaiset tiedot ja työkalut.

Osuuskunnan tiedot

Portaalit sisältävät tausta- ja yhteystiedot, palveluntarjoajat, vastuuhenkilöt ja niin edelleen.

Käyttäjäprofiili

Portaalit sallivat käyttäjien lisätä tai päivittää henkilökohtaisia tietojaan, mukaan lukien tärkeiden asiakirjojen lataamisen ja hallinnan. Käyttäjät voivat myös mukauttaa profiiliasetuksiaan, kuten yhteydenottomieltymyksiä, kielivaihtoehtoja ja ilmoitusasetuksia. Portaalit tarjoavat turvallisen pääsyn tilitietojen katseluun, toimintahistorian seurantaan ja kirjautumistietojen hallintaan, varmistaen henkilökohtaisen ja sujuvan käyttökokemuksen.

Asiakirjat

Portaalit tarjoavat turvallisen lähettämisen, versiohallinnan ja helpot lataukset. Kaikki asiakirjat on järjestetty rakenteelliseen muotoon, mikä tekee tarpeellisten tiedostojen löytämisen, hallinnan ja käyttämisen helpoksi käyttäjille. Kyseisille sivuille voidaan tarvittaessa soveltaa myös asiakirjahallintaa.

Interaktiiviset raportit

• Reaaliaikaiset oivallukset ovat saatavilla jokaiselle käyttäjälle.
• Portaalit tarjoavat asiakkaille pääsyn interaktiivisiin, reaaliaikaisiin raportteihin, jotka on räätälöity heidän erityisille rooleilleen ja tarpeilleen. Olipa kyse toimintojen seuraamisesta, tilausten valvonnasta tai palveluhistorian tarkastelusta, jokainen raportti on suunniteltu tarkasti ja turvallisuuden huomioiden, mikä varmistaa, että jokainen asiakasryhmä saa heille olennaisimmat tiedot.

• Moninaisiin vaatimuksiin vastataksemme olemme kehittäneet 10 erikoistunutta raporttia, huolellisesti eri käyttäjäryhmille jäsenneltyinä:

  • 3 osuuskuntaan liittyvää raporttia toimittaa kattavia näkymiä rakennuksista ja tiloista, mukaan lukien tasapainoyhteenvedot ja laskutustiedot, joko koko osuuskunnalle tai määritellylle tilalle.
  • 2 urakoitsijaraporttia tarjoaa projektin tarkat tiedot tukeakseen rakennusprosessien työnkulkuja ja päätöksentekoa.
  • 4 sijoittajaraporttia tarjoavat taloudellisia ja suorituskykyyn keskittyviä näkemyksiä, jotta sijoittajat pysyvät täysin ajan tasalla.

Tapausten hallinta

Käyttäjät voivat seurata, päivittää ja tehdä yhteistyötä. Asiakkaat voivat luoda ja päivittää tukipyyntöjä, liittää asiakirjoja, seurata tai muuttaa pyyntöjen tilaa ja olla suoraan yhteydessä palvelutiimiin integroidun chatin kautta. Hallituksen jäsenet tai muut tehtävien määrääjät voivat hallita ja delegoida tehtäviä helposti omassa portaalin osiossaan minkä tahansa sopivan laitteen, kuten pöytäkoneen, tabletin tai mobiililaitteen kautta.

Itsepalvelutyökalut

Nämä työkalut vähentävät asiakaspalvelukeskuksen kuormitusta antamalla asiakkaiden päivittää tietojaan, käyttää tietopankin artikkeleita ja ladata asiakirjoja.

Integroitu pikaviestijärjestelmä

Sisäänrakennettu viestintäominaisuus on linkitetty suoraan tapahtumiin, tapauksiin ja tehtäviin. Käyttäjät voivat viestiä reaaliajassa, muokata tai poistaa viestejään tarpeen mukaan ja säilyttää selkeän, kontekstuaalisen keskusteluhistorian, mikä tehostaa yhteistyötä ja parantaa vastausaikoja.

Varaukset

Käyttäjät voivat varata yhteisiä tiloja, palveluja tai laitteita suoraan portaaleista. Järjestelmä tukee ryhmiteltyjä resursseja, jolloin ylläpitäjät voivat järjestää varauskohteet kategorioihin (esim. neuvotteluhuoneet, ajoneuvot tai tukihenkilöt). Jokainen resurssi voidaan määrittää omilla saatavuussäännöillään, mukaan lukien aikavälit, kestorajoitukset ja pois sulkuajat.

Asiakkaat voivat varata tiettyinä päivämäärä- ja aikaväleinä reaaliaikaisen saatavuuden ja vahvistuksen avulla, mikä parantaa aikataulutusta ja vähentää päällekkäisyyksiä.

Käyttäjillä on myös mahdollisuus tarkastella, hallita ja peruuttaa varauksiaan tarpeen mukaan, mikä antaa heille täyden hallinnan ja joustavuuden.

Ilmoitukset

Portaalit sisältävät vakaan ilmoitusjärjestelmän, joka tukee sekä järjestelmätason että henkilökohtaisia hälytyksiä. Ylläpitäjät voivat lähettää globaaleja viestejä, kuten järjestelmän huoltoilmoituksia, katkosviestejä tai käytäntöpäivityksiä kaikille käyttäjille. Sillä välin käyttäjät saavat reaaliaikaisia, henkilökohtaisia ilmoituksia toiminnastaan, mukaan lukien uudet pikaviestit, tapauspäivitykset ja muut keskeiset vuorovaikutustilanteet.

Näkyvyyden parantamiseksi portaalit näyttävät punaisia ilmoituskuplia asiaankuuluvissa osioissa (kuten Tapaukset tai Tehtävät), jolloin käyttäjien on helppo huomata uusi toiminta yhdellä silmäyksellä. Lisäksi se takaa, etteivät käyttäjät koskaan ohita tärkeitä päivityksiä.

Taloustiedot

Käyttäjillä on turvallinen pääsy henkilökohtaiseen talouskatsaukseen, johon sisältyvät laskut, tilikauden asiakirjat ja yhteenvetoraportit. Portaalit antavat asiakkaiden tarkastella taloushistoriaansa, seurata tilien saldoja ja nähdä toimitustilat – kaikki selkeässä, järjestetyssä muodossa. Tämä läpinäkyvyys lisää luottamusta ja vähentää suorien tiedustelujen tarvetta.

Ulkoiset linkit

Portaalit tarjoavat saumattoman pääsyn kolmannen osapuolen työkaluihin, järjestelmiin ja ulkoisiin resursseihin suoraan käyttöliittymästä. Olipa kyse kumppanialustoihin, toimialakohtaisiin palveluihin tai dokumenttivarastoihin linkittämisestä, käyttäjät voivat navigoida vaivattomasti portaaliympäristöstä poistumatta, tehostaen työnkulkua ja parantaen käytettävyyttä yleisesti.

Tapahtumat ja viestit

Portaalit tarjoavat vakaan toiminnallisuuden tapahtumien ja viestinnän hallintaan, jolloin käyttäjät voivat luoda tapaamisia ja aloittaa massaviestinnän helposti. Ne voidaan toimittaa eri kanavien kautta, mukaan lukien postitse, sähköpostitse, tekstiviestillä, portaaliviesteillä tai näiden menetelmien yhdistelmänä.

Portaaliviestit toimivat erityisen kätevänä tapana jakaa tärkeitä päivityksiä suoraan järjestelmässä. Olipa kyse lähestyvän tapaamisen muistutuksesta tai koko yrityksen kattavasta ilmoituksesta, viestintä räätälöidään vastaamaan käyttäjäroolien ja yksittäisten vastaanottajien mieltymyksiä. Ilmoituksia voidaan esimerkiksi kohdentaa isännöitsijöille ja kirjanpitäjille sekä kaikille tietyn kiinteistön osakkeenomistajille.

Käyttäjät voivat määrittää, kuinka he haluavat vastaanottaa eri tyyppisiä tietoja, esimerkiksi markkinointisisältöä sähköpostitse ja tapaamiseen liittyvät päivitykset postitse. Jokainen viesti tai tapaaminen voi sisältää sekä pää- että lisätietoja, kuten liitetiedostoja, varmistaen että vastaanottajilla on kaikki tarvittavat tiedot ulottuvillaan.

Mobiiliystävällinen käyttöliittymä

Portaalit on optimoitu käytettäväksi pöytäkoneilla, tableteilla ja älypuhelimilla.

Mukautetut hallintapaneelit

Portaalit antavat käyttäjille mahdollisuuden mukauttaa hallintapaneeleita, jotka näyttävät tärkeimmät oivallukset välittömästi. Avoimista tapauksista viimeisimpiin päivityksiin, jokainen hallintapaneelin widget perustuu reaaliaikaiseen CRM-dataan, varmistaen, että tiedot ovat aina tarkkoja ja ajan tasalla.

Jokainen osuuskunta voi personoida datahallintapaneelinsa vastaamaan omia ainutlaatuisia tarpeitaan. Interaktiivisten widgettien avulla käyttäjät voivat nähdä olennaiset tiedot nopeasti tai syventyä tarkempiin alueisiin klikkaamalla kunkin widgetin valikkolinkkiä.

Mukautettujen Hallintapaneelien avulla jokainen käyttäjä saa henkilökohtaisen komentokeskuksen, mikä tekee päivittäisistä tehtävistä tehokkaampia, parantaa tuottavuutta ja mahdollistaa älykkäämmän päätöksenteon.